ステップメールとは?ループメールとは?どうやって使い分ける?

ワイメールで標準提供している、「ステップメール」機能と「ループメール」機能。

ステップメールは、現在ではワイメール以外でも、様々なメール配信サービスで提供していますので、すでにどんなものかを理解いただいている方も多いかもしれません。

逆にループメールは、あまり聞かない名称なので、果たしてどんなものなのか、イメージがわかない方も多いかもしれません。

今回はこのステップメール機能と、ループメール機能について、概要とその効果的な使い方について、説明してみたいと思います。

おさらい:ステップメールとは

ステップメールとは簡単に言うと、

読者に対してあらかじめ設定しておいた内容のメール(ストーリー)を、時間をずらして段階的に配信する機能

です。

「段階的」なので「ステップ」ということですね。

ワイメールでは、ただ単に登録日から起算してメールを送るだけでなく、ストーリーごとに「登録日の○日目の○時○分に配信する」といったような細かな指定ができ、一日に複数回ストーリーを配信することも可能です。

全ストーリーを配信し終わった後も、末尾に新しくストーリーを追加すれば、追加したストーリーから再び配信を再開することができます。

ステップメールのイメージ

また別途、読者移行機能により、最終ストーリーまで配信し終わった読者を、他のメールマガジンに自動的に移行したり、初回のストーリーから再度繰り返し配信することも可能です。

おさらい:ループメールとは

ループメールとは、簡単に言うと、

あらかじめ設定しておいた内容のメール(ストーリー)を、指定された毎年/毎月の指定日や毎週の指定曜日に繰り返し配信する機能

です。

「繰り返し」なので「ループ」ということですね。

すべての曜日を指定すると、毎日指定時刻に配信することができます。配信をストップしたい場合は、ストーリーを「停止」状態にすることによって配信を止めることができます。

業務上、定期的なメール配信が必要な場合に便利な機能です。

週一回の繰り返しの事務連絡や、日付型の配信フィルタと併用することによって、更新案内メールなどを全自動で送ることができます。

ループメールのイメージ

 

メリットとデメリット

ステップメール・ループメールには以下のようなメリットとデメリットがあります。

ステップメールのメリット

  • 読者登録のタイミングがばらばらであった場合でも、各ストーリー、対象者がその時点で存在すれば同じ日でもその都度追いかけて配信されます。
  • ストーリーの配信時期や配信時刻を途中でずらしても、原則順番通りにストーリーが配信されます。
  • 配信フィルタの条件が複雑になっても、原則ストーリーの配信順序が守られます。
  • 読者移行設定」により、最終ストーリーまで配信し終えた読者を、自動的に他のメルマガに移行したり、最初のストーリーからもう一度自動的に配信することができます。

ステップメールのデメリット

  • 各メルマガに対し、紐づけられるストーリーの「流れ」は1つまでとなります。(ストーリー自体は無制限に作成可能です。)
  • ストーリーの順序に対して、逆の順序で配信を行うことはできません。(例えば、自動でストーリー3の後にストーリー2を行うような設定はできません)

ループメールのメリット

  • ステップメールなどの流れに関係なく、必要なタイミングで定型メールを配信することが出来ます。
  • 日付型の配信フィルタを組み合わせることで、読者に設定された任意の日付から逆算して事前にメールを配信することが出来ます。(例:更新期限の事前案内メール)
  • 同じく日付型フィルタの条件により、事後(〇日後)や、今月、今週、来月、来週、などの指定も可能です。
  • 年に1回の定型メール(例:年賀状メール)や、月に1回の定型メール(例:誕生日メール)などを、一度適切に設定して稼働すれば、メンテナンスフリーで自動的に毎回配信してくれます。

ループメールのデメリット

  • 配信フィルタを考慮せず、単純に同じ内容のプロモーションメールを、読者に毎回配信してしまうと、不信感を与えてしまう場合がありますので、配信時期とフィルタの設定には注意が必要です。
  • ループメールは1つのストーリーにつき配信できるのは1日1回までとなります。
  • 配信時期や日付によるフィルタ(絞り込み)条件を変更した場合、同じ読者に同じストーリーが重複して配信されてしまう場合があります。
  • 同様に、配信したいストーリーが配信されない場合があります。
  • メールの性質に応じて細かなフィルタリング(絞り込み)をする場合、条件が増えるとそれだけストーリー数も増え、管理が煩雑になります。

どのように使い分けるのが良いか?

ステップメールとループメールの使い分けの目安は、

  • 配信するや時期やタイミングよりも、配信の「順番や流れ」が大事な場合

→ ステップメール

  • 配信する順番や流れよりも、配信する「時期やタイミング」が大事な場合、またはステップメールではカバーできない定期的なメール

→ ループメール

と、基本的には考えていただければと思います。

例えばよくセミナーなどを行う行われるコンサルの方であれば、

  • 会員様へのメールセミナー   → ステップメールで作成
  • 会員様への誕生日メール    → ループメールで作成
  • ご入金期限等の事前案内メール → ループメールで作成

といった形で運用することによって、最小の労力で会員様へのアプローチが可能です。

ワイメールでは実際どのように使っているか

あくまで本コラム執筆時点での状況ですが、大まかには、

  • 資料請求をいただいたお客様などへの、サービス内容のご案内や無料お試しのご案内メール → ステップメール
  • 無料お試し期間終了前の事前案内メールや、ご契約者様へのご契約期限の事前案内メール → ループメール
  • バージョンアップ通知や、緊急メンテナンスのお知らせメール → 号外配信

といった形で運用しております。

下記にステップメールとループメールの設定状況のキャプチャをお示しします。

ステップメールの設定例

ループメールの設定例

ネットショップ等で複数の商品を扱っている場合、どのような組み方がよいか

ショップを運営されている場合、商品の決済状況や発送状況により、お客様個別にメールを配信するタイミングが異なる場合があります。

こういった場合でも、ループメールのみで、事務的なメールに対応することは、仕様的には可能です。

例えば、商品の数だけ日付型の自由項目を作成しておき、状況に応じて、その読者の情報を変更する(例:Aさんに商品Bを発送したら、Aさんの「商品Bの発送日」を設定する)などすれば可能です。

ただし前述したように、ループメールは、1つのストーリーにつき配信できるのは1日1回までであったり、フィルタの条件が増えるとそれだけストーリー数も増えて管理が煩雑になる、などのデメリットが伴いますので運用に注意が必要です。

このような場合で、もっと管理をシンプルにしたい場合は、Ver2.07から追加された、ステップメールの「配信の保留」機能と「読者移行設定」を組み合わせた例を以下にお示しします。

「配信の保留」とは

ステップメールの通常の動き(配信の保留を設定していない場合)は、そのストーリーの配信時期が来た読者に対しては、ストーリーが稼働中の場合は配信され、停止中の場合(またはフィルタ条件に合致しない場合)は、配信を行わないものとして、次のストーリーへスキップされます。

これを、「ストーリーの配信間隔は維持したまま、次のストーリーにスキップされないように保留状態にしておく」ための機能が「配信の保留」です。

例えば、配信フィルタの条件に合わない読者に対して、ストーリーの配信を保留とすることで、ストーリーの条件に合致したタイミングで、以降のストーリーを順次配信することが出来ます。

「配信の保留」設定時のイメージ

「配信の保留」と「読者移行設定」を組み合わせた構成例

例えば、Aという商品とBという商品を扱っている場合、下記のような構成にすることで、管理がシンプルになります。

「配信の保留」と「読者移行設定」を組み合わせたステップメールの構成例

終わりに

このように、使い方次第では、いろいろなことが実現可能なのがワイメールの最大の強みです。

今回の記事をご参考に、ぜひ効果的なステップメールとループメールの活用をご検討いただき、ワイメールがみなさまの業務効率化のお役に立てれば幸いです。

また今回の件については、ぜひ以下のページも、併せてご参照いただくければと思います。