Toヘッダの宛名と敬称の設定を確認しよう

今回もメール配信システム「ワイメール」の公式コラムをご覧いただきありがとうございます。

メールマガジンの運用に慣れてくると、受信時の細かい表示などが気になってくるものです。

今回は、メールを受信した際に表示される「宛名」についての解説と、ワイメールにおける設定をご紹介したいと思います。

ワイメール導入のご検討中の方はもちろん、現在ご利用中の方の運用や設定の見直しのきっかけとなれば幸いです。

宛名とは

メールには2種類の「宛名」が存在します。

1つは、メールの本文の主に文頭に記載する宛名です。

一般的にメールの宛名といえばこちらを指すかと思います。

社会人になって、敬称や役職名のつけ方など、ビジネスメールのマナー紹介サイトなどを検索する方も少なくないのではないでしょうか。

もう一つが、メーラーによって表示される、Toヘッダの宛名です。

画像はブラウザ版Gmailでの表示

基本的に受信者本人の情報なので、ほとんどのメーラーでは小さく表示されているため、意識している人は少ないかもしれません。

本コラムでは、後者のToヘッダの宛名について解説します。

表示の仕組み

メールヘッダについて

メールには、送信元のメールアドレスや送信経路、ドメイン認証の結果などを記述する「メールヘッダ」というデータが存在します。

基本的にメーラーが自動で作成・追加してくれるため、普段メールを送信する上で気にすることはありませんが、メールを送信する上で欠かせない、重要な存在です。

メール送信者が、受信してほしいメールアドレスを入力した際に追加されるヘッダフィールドが、「Toヘッダ」です。

Toヘッダでは、送信先のメールアドレスを、以下の形で記述します。

  • メールアドレス
  • 表示名 <メールアドレス>

この「表示名」が本コラムで言う「宛名」となります。

メーラーで解釈されて表示が決まる

送信されたメールを受信側のサーバーが受け取り、メーラーに転送します。

メーラーは、送信されてきたメールの本文を表示する以外に、件名や差出人などのメールヘッダに含まれている情報を、人間がわかりやすいように表示してくれます。

Toヘッダの表示名も同様に、宛名として表示されます。

ただし、メールヘッダの記述は国際的な仕様(RFC)が存在しますが、それを受け取ったメーラーがどのように表示するかはメーラーの仕様によるため、半角スペース区切りの最初のブロック(英語だとファーストネーム部分、日本語だと苗字部分)のみが表示される場合や、表示名は表示せずに、メールアドレスのみを表示する場合もあります。

ワイメールの仕様

ワイメールでは、固定項目の「お名前(姓名)」に登録されたフルネームが表示名としてToヘッダに追加される仕様となっています。

  • 姓 名 様 <メールアドレス>

「お名前(姓名)」に姓のみ(半角スペースでの区切りなし)が登録されている場合はそのまま姓が、未入力の場合はメールアドレスが表示名になります。

  • 姓 様 <メールアドレス>
  • メールアドレス 様 <メールアドレス>

宛名の敬称

上記の例では、表示名の末尾に「 様」がついていますが、こちらはお客様の設定で変更することが可能です。

メールマガジンの設定から「基本設定の編集」を開き、詳細設定を表示すると、配信メール欄に「宛先の敬称」という項目があります。

デフォルトでは、宛名の後に「(半角スペース)様」が入力されていますが、海外向けの配信で宛名の前に「Dear(半角スペース)」を入力するなどといったカスタマイズを行えます。

使用する機会があるかはわかりませんが、宛名の前後両方に文字列を追加することも可能です。

敬称の位置がおかしくなる?

宛名の後に「 様」を入力しているにも関わらず、一部メーラーで表示した際に、「様和井芽絵留」のように表示されてしまうといったお問い合わせを、まれに頂くことがあります。

iOSの標準メールアプリでの表示

海外製のメーラーを使用している場合、自動的に敬称が前にくるように
表示されていたり、姓名の表示順序が「名 姓」のように逆に表示される設定
になっているなどのケースが考えられます。

このような場合、半角スペースで姓名敬称のブロックを区切っているため、敬称の半角スペースを削除するか、全角スペースに変更するなどで、表示に有意な効果をもたらす可能性もあります。

無理に修正する必要はない

上記のように敬称の設定を変更することで、受信側の表示を調整することも可能ですが、それによって正常に表示されていた大多数のメーラーでの見栄えが悪くなってしまうことも考えられます。

上記で例に挙げたiPhoneの標準メールアプリなどでは、姓名の表示順序を変更することが可能です。
参考(外部リンク): https://iphone-howto.jp/name-gyaku-4659

無理に一部の表示環境に合わせて設定を変更するより、受信側の設定変更を促すほうが良い場合もありますので、ご運用の際は、ご担当者様が楽できる設定を選択することも大事かもしれません。

会社名など、姓名以外も宛名に入れたい

「会社名 担当者名 様」のように、姓名以外の情報を宛名に入れたいというお問い合わせをいただいたことがあります。

残念ながら、現在ワイメールの仕様では、固定項目の「お名前(姓名)」以外の項目を表示名に挿入することはできません。

しかし、裏を返せば、「お名前(姓名)」に入力されている文字列はそのまま表示名として挿入されるということでもあります。

「お名前(姓名)」はシステム上名前として扱われる以外は、ほかのテキスト入力項目と変わらないため、「会社名 担当者名」のような入力をすることも可能ですので、ご利用目的に沿って柔軟にご活用いただければ幸いです。

「宛名に会社名・担当者名を挿入したいが、担当者の姓名は別に管理したい」といった場合には、自由項目で姓名専用の入力項目を新しくご作成いただくことで対応できます。

自由項目の詳細については、「読者登録フォームの見た目や入力項目をカスタマイズ」をご参照ください。

最後に

ワイメールでは、お客様の細かいご要望にもお応えできるよう、日々機能を整備しております。

機能追加や改善のご要望については、お問い合わせページよりご送信いただけますと幸いでございます。引き続きワイメールをよろしくお願いいたします。

免責事項

当コラムの内容は、コラム執筆時点での内容です。今後のバージョンアップ等により、仕様やインターフェイスが変更になる場合がございます。

また、各メーラーの仕様や設定については、弊社サポート対象外となります。お問い合わせいただいてもご回答いたしかねますので、あらかじめご了承ください。

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