新機能の添付ファイル機能を使ってみよう!

本日もワイメール公式コラムをご覧いただきありがとうございます。

今ごろ?と思われる方もいるかもしれませんが、今回はワイメールVer2.09から追加された「添付ファイル機能」について、改めてご紹介いたします。

なおワイメールの機能紹介、応用について、他には以下の記事などがありますので、お時間がありましたら併せてご覧ください。

添付ファイル機能追加の背景

実はこの機能は、ワイメールのサービスが始まった当初より、お客様より追加のご要望をいただいておりました。

しかしながら、ワイメールは他社様のサービスと違い、お客様ごとに独立した配信環境をご提供している分、セキュリティ上の理由や技術上の理由などで、すぐに実現することは難しい状況でした。

また事実上は、添付ファイル機能を使わずとも、目的を達成できることが多くあります。

例えば、ファイルをどこかのサーバにアップロードしておき、そのURLをメールに記載しておくことで、受信者にはブラウザを介してそのファイルにアクセスしてもらうことが可能です。

しかし添付ファイル機能については、コンスタントに多くのご要望をいただいておりましたため、ユーザビリティと品質の向上を優先し、実装することを決定、サービス開始から苦節6年、ようやく本機能をお客様にご提供できるようになりました。

Ver2.09未満でご利用中のお客様も、これを機にぜひ最新バージョンにてご利用いただき、充実した機能をご体感いただければと思います。

※バージョンアップを実行される際はこちらも併せてご確認ください。

定額&リーズナブルでも安心のセキュリティ

前記の通り、添付ファイル機能を今まで追加できなかった大きな理由の1つが、セキュリティ上の問題です。

ユーザがアップした添付ファイルが、ネットワークを介して世界中に送られるため、いかに正当なファイルであるか、システム側でチェックすることが重要です。

これを行わなければ、誤って偽装されたファイルや意図しない実行ファイルを添付してしまう恐れがあり、メールを開いた多数の受信者のPCやネットワークに悪影響を与えてしまう可能性があるからです。

またお客様のサーバ環境1つ1つに対して高額なセキュリティソフトを導入した場合、ライセンス等の関係で、定額でのご提供は難しくなってしまいます。

そこでワイメールでは、独自の方法でこの問題を解決し、価格は据え置きのまま、正当なファイルだけを添付ファイルとして指定させることを可能としました。

また運営面でも、必要に応じてご利用者のご本人確認や、迷惑メール報告による利用制限等も適切に行い、悪意あるユーザの積極的な排除に努めています。

数クリックで簡単添付!

ファイルの添付の仕方はとても簡単。数クリックで完了します。

まず添付するためのファイルを用意します。

※添付可能なファイルのタイプは、.xlsx, xls, .docx, .doc, .txt, .csv, .pdf, .zipで、サイズは2MB以内となります。

ファイルを添付したい記事の作成画面を開き、クリップの形のアイコンをクリックします。

別窓が立ち上がるので、「ファイルを選択」から、添付したいファイルをアップロードします。

アップロードしたファイル名をクリックし、「このファイルを添付」をクリックすればセット完了です。

なお一度アップロードしたファイルは、次回からアップロード作業は不要となります。

複数のファイルをまとめて送りたいときは?

複数のファイルをまとめて1つのフォルダに入れて、ZIPで圧縮することで可能です。

※ZIPファイルに含めることができるファイルは、.zip以外の許可されたファイル(.xlsx, xls, .docx, .doc, .txt, .csv, .pdf )です。ZIPファイル内にさらにZIPファイルを含めることはできません。

※この場合もZIPファイルのサイズが2MB以下になるようにしてください。

※パスワード付きZIPファイルは使用できません。

添付ファイル機能の活用例

添付ファイル機能は、以下のようなシーンで活用いただけます。

活用例1:会員向けの限定資料などを添付可能

不動産業者様のマイソクのチラシなどがこれにあたるでしょうか。一般的にはPDFにて配布する場合が多いですね。

特に会員向けの非公開情報については、WEB上にアップロードすると、ログイン処理などが必要になりますが、添付ファイルにしておけば、受信者はすぐに情報を確認し、必要に応じてすぐにローカルにダウンロードできます。

活用例2:エクセルの回答シートなどを添付

場合によっては受信者の方に、何かしらのデータを提出してもらう必要がある機会に、遭遇するかもしれません。

回答フォームを使ってもらったり、メールに直接回答を記載してもらって返信いただく方法もありますが、必要事項をまとめたエクセルファイルを添付しておけば、受信者の方はすぐにダウンロード&データ入力が可能で、かつコピーをローカルに保管していただける可能性も高くなります。

 

ワイメールではこのように、ご利用者様のご意見を反映し、ますます使い勝手の良いサービスを目指してまいります。

今後ともワイメールをよろしくお願いいたします。

免責事項

ファイルを添付してメールを送信した場合、受信サーバ・転送サーバによっては、セキュリティポリシーにより迷惑メールに振り分けられたり、ウィルスチェックのための遅延が発生したり、添付ファイル自体が破棄される場合があります。これはワイメールの仕様によるものではないため、この場合はお手数ですが個別に受信者様へのご対応をお願いいたします。

本記事内でご紹介しているキャプチャ画像は、本記事執筆時の時点のものとなり、今後のバージョンアップ等でUIが変更される場合があります。予めご了承ください。