読者情報の効率的な一括アップデート方法

今回も当コラムをご覧いただきありがとうございます。

さて4月1日に、新元号が発表されました。これからの令和という時代が、みなさまにとって良い時代となるよう、スタッフ一同祈念しております。

 

さて今回は、読者情報の効率的な一括アップデート方法についてお送りいたします。

ワイメールでは比較的簡単に、管理画面から個々の読者情報の変更処理を行うことができるようになっています。

しかし、同様の変更が多くの読者に対して必要だったり、管理画面で直接更新ができない情報については、CSVアップロードなどでの更新が必要になります。

今回は例として、少し無理矢理ですが、読者に紐付けられている「入社年度」という情報を、「平成31年度」から「令和元年度」に更新する場合で考えて、どのような方法があるかをご紹介いたします。

※システム日付は西暦で管理されていますので、日付型以外の形式で「平成31年度」という自由項目を紐づけている場合に限ります。西暦で管理されているシステム日付を、わざわざ和暦に変換する必要はありません。あくまで例とお考え下さい。

CSVの上書きアップロードで行う方法

最もオーソドックスな方法です。

「読者情報の編集」メニューから、絞り込み条件を「平成31年度」にセットし、「条件に合った読者をCSV出力」をクリックし、対象の読者のCSVファイルを取得します。

CSVファイルをエクセルなどソフトで開き、「メールアドレス」以外の不要な列(更新の必要が無い情報の列)をすべて削除します。例では「名前」「メールアドレス」「入社年度」以外をすべて削除しています。

「平成31年度」をすべて「令和元年度」に書き換えます。

なおこの値が選択型項目の選択肢の一つである場合、選択肢として登録されている語句と一字でも異なると正常に更新されないため間違えないよう注意します。また余分なスペースなどが入らないようにも注意します。

編集が終わったらCSVファイルを保存します。

「読者の一括アップロード/削除」メニューで、保存したCSVファイルを指定します。

※CSVファイルをUTF-8形式で保存した場合は「CSVファイルの文字コード」で「UTF-8」を選択します。

「既存の読者情報は新しい情報で上書きする」にチェックを入れ、「一括インポート」を選択し、「実行」をクリックします。

選択肢の名前を直接変更する方法

この方法は、選択式の項目形式(ラジオボタン/チェックボックス/セレクトボックス)にのみ有効な方法です。

「フォーム設定」→「詳細/項目設定」から、該当する項目(今回の例では「入社年度」)の「この自由項目を編集」アイコンをクリックします。

「平成31年度」の選択肢の名前を「令和元年度」に書き換え、元々の「令和元年度」の選択肢がある場合は削除し、「設定を保存」をクリックします。

なおこの方法を行うと、「平成31年度」という選択肢情報がすべて「令和元年度」に変更されますので、「平成31年度」が紐付いた読者と「令和元年度」が紐付いた読者の共存はできなくなります。状況に応じてご利用ください。

属性で紐付ける場合は、管理画面から一括追加・削除が可能

今回の例でいう「入社年度」を、属性情報として登録&紐付ける場合は、管理画面から一括で属性の追加・削除が可能です。

「読者情報の編集」メニューで任意の読者を選択、ドロップダウンから「属性の追加/削除」を選択→「実行」をクリックします。

登録済みの属性を選択→追加または削除を選択→「実行」をクリックします。

 

なお「属性」と「自由項目」の違いについてですが、簡単に言うと「属性」は「自由項目」と比べ、下記のような制限があります。

  • 選択肢などによる細かな情報の区別ができない。
  • フォームに反映されないため、原則読者側で属性情報の把握や更新ができない。
  • 1読者に紐付けられる属性情報は9つまで。

上記より「属性」は、管理者が「読者を簡易的にグループ分けしておく機能」ととらえていただけるとわかりやすいかと思います。詳細については操作マニュアルの方もご一読ください。

最後に

このように読者情報に変更が生じた場合や、管理方法を変更したい場合でも、ワイメールではさまざまな方法で手軽に解決することが可能です。

読者情報を適切に紐付けることで、以下の記事のような応用も可能です。

 

平成の30年間で、コンピュータ技術・プラットフォーム・ミドルウェア・WEBサービスなど、インターネットを取り巻く環境は目まぐるしく変化してきました。

しかしメール配信の基本的な技術は、ほぼ変わらず現在に至っています。目的や手段が変わっても、独立したプロトコルを用いた電子メールは、今なお有効な通信手段として、われわれの生活に根付いています。

4月を迎え、新部署や新事業所で、心機一転新しいことにチャレンジされる方も多いかと思いますが、引き続きワイメールが、さまざまなシーンでみなさまのお役に立てれば幸いです。