強力なフィルタリング(絞り込み)を活用して細かなグループも楽々管理

本日も本コラムをご覧いただきありがとうございます。

今回はワイメールの大きな特徴の1つである、メール配信時のフィルタリング（絞り込み）機能に焦点を当ててみたいと思います。

フィルタリングは、その名の通り、複数の読者の中から、条件にあった読者だけを抽出すること、またはその読者だけに対してメールを配信すること、と考えていただければと思います。

このフィルタリングを使いこなすことができれば、メルマガ管理が大幅に楽になり、ストレスの無いメール配信を行うことができるでしょう。

では具体的に、どのようなメリットや有効な使い方があるのでしょう？

1 保護者連絡網で利用する場合の例
2 フィルタリングを活用したその他の例
3 最後に

保護者連絡網で利用する場合の例

多くの方がイメージしやすいように、今回は小学校やPTAの保護者連絡網で利用する場合の例で、解説いたします。

このような使い方の場合、フィルタリングを使うメリットとしては、

情報が必要な特定の読者（保護者）にメール配信を絞り込める
ほとんどの場合1回のメール配信作業で完結する

などが挙げられます。

具体的な操作

大まかな流れとしては以下の通りです。

なお前提として、子どもの「学年」「組」という自由項目（または属性）が作成されており、読者（保護者）にそれぞれの情報が紐付いているものとします。

※自由項目や属性の作成方法、読者への紐付け方など、初期の設定に関しましては、マニュアルやヘルプページをご参照ください。

１．記事を作成します。

２．フィルタの内容を指定します。

３．記事を配信します。

フィルタで指定した条件の読者にのみ、メールが配信されます。

同じ宛先に再度送りたいときは

メールの配信履歴からコピーして新規作成すると簡単です。

フィルタの内容も引き継がれますので、メール文面だけを変更すればOKです。

年度が変わったら

年度が変わると、たいていの場合は生徒の学年と組が変更されますので、読者情報の変更が必要となります。

CSVの上書きアップロード機能を使い、「学年」を更新することもできますが、ワイメールでは、自由項目や属性の「名前自体を変えてしまう」ことで、もっと簡単に対応ができます。

例えば、前年度まで「6年生」だった項目名は、新年度になったら「卒業生」、「5年生」だった項目名は新年度になったら「6年生」・・・と書き換え、最後に「卒業生」の読者を削除することで、学年情報を簡単に更新することが可能です。

※「組」の編成は、学校によって方針が異なりますので、基本的には個々に対応が必要となります。

フォームを使い読者自身に変更してもらうことも可能

管理者側（学校やPTA本部側）で情報を更新せず、メール配信対象の読者自身にを更新してもらうこともできます。

１．「読者情報変更フォーム」で、「学年」「組」の入力フォームを表示するよう設定

２．新年度に、メール本文に読者情報変更フォームのURLを入れて、更新案内のメールを送る。

３．読者がフォームから「学年」「組」を更新する

担当者を追加するときも権限設定でプライバシーを保護

メール配信の担当者を、学校側の人、PTA側の人で分けたい場合もあるでしょう。

担当者レベルの方に対してログインを許可する場合、権限設定で「読者の閲覧」のチェックを外しておくこととで、生徒名やメールアドレスが閲覧できないようになります。

市区町村レベルで一括管理することも可能

学校単位で運用することももちろん可能ですが、ワイメールは、能力の範囲内で配信数無制限・メルマガ作成数無制限・読者登録数無制限ですので、さらに一回り大きな、市区町村単位でメルマガを運営することも可能です。

必要あらば、保護者が隣の小学校のメルマガに登録し、隣の学区の情報も得ることができます。

例えば「学区は違うが不審者情報は欲しい」といった場合、自由項目の設定により、登録時に「不審者情報」「学校の連絡情報」「PTA連絡事項」を選んで受信するような運営をすることも可能です。

フィルタリングを活用したその他の例

このようにフィルタリング（絞り込み）を有効に活用すれば、ループメールと組み合わせたり、さまざまなバリエーションのメール配信を実現することが可能です。

フィルタリングを活用してメール配信の自動化・省力化を行う例としては、以下の記事などがございますので、ご参考になれば幸いです。

最後に

今回のコラムいかがでしたでしょうか。

メール配信の有用性はわかっていても、設定が面倒だったり、手順が煩雑だったりすると、どうしても長続きしなかったり、後回しになってしまうものです。

これらのワイメールの機能を活用し、なるべく省力化した効率のいい運営を行っていただければ、担当者のご負担も軽減され、結果的にサービスの向上につながるでしょう。

今後もワイメールをよろしくお願いいたします。