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ワイメールの時短テク5選

本日もワイメール公式コラムをご覧いただきありがとうございます。

年の瀬も近づき、広報ご担当者様・メルマガご担当者様にとってはお忙しい時期になってきたかと思います。さまざまな業務に追われる中にあっては、メール配信の業務も、可能な限り時間をかけずにこなしたいというのが本音でしょう。

そこで今回は、ワイメールを利用する際に便利な、5つの時短テクニックをご紹介いたします。

ワイメールの機能ならではの時短テクもありますので、今までご利用でなかった機能についても、これを機に便利にお使いいただけたら幸いです。

1.  HTMLメール作成時はHTMLエディタVersion2を使う

ワイメールVer2.19より実装されたHTMLエディタVersion2は、専門知識不要で、ドラッグ&ドロップで直感操作が可能なため、HTMLタグやCSSを個別に入力する手間や学習コストが不要です。

また他社のHTMLエディタと異なり、テーブルの中にさらにテーブルを配置できるため、自由なレイアウトが可能であると同時に、国内の主要なメーラーで、表示の崩れなどが極力発生しない仕様となっています。

画像の入れ替えや文字の装飾なども、数クリックで簡単に完了します。過去の記事を流用する場合でも、外部のテンプレートを利用する場合でも、必要なところのみ書き換えるだけですので、使い慣れると時間短縮でき、大変便利です。

基本的な使い方については、以下の記事で解説していますので、これからVersion2をご利用予定の方は、一度目を通していただくとよいかもしれません。

＜HTMLエディタVersion2の基本的な使い方＞

2. 本文テンプレート機能を使用する

大枠の型が決まっているメルマガ記事などでは、本文のレイアウトは使いまわした方が時間短縮になります。

ワイメールでは、本文テンプレートをあらかじめ登録しておける機能を標準で提供しており、「共通設定」→「本文テンプレート設定」から登録が可能です。

テンプレート作成時も、1.で紹介したHTMLエディタVersion2が利用できます。ここで登録したテンプレートは、記事作成時に呼び出して利用することができます。

3. 既定のヘッダ・フッタ機能を利用する

こちらは主にテキストメールで重宝する機能となりますが、メルマガの冒頭部分（タイトルなど）や巻末部部分（送信者情報や会社のURLなど）毎回書く必要のある内容は、「既定のヘッダ・フッタ機能」を利用しをあらかじめ登録しておくことで、時間短縮になります。

既定のヘッダ・フッタは、「共通設定」→「既定のヘッダ・フッタ設定」から登録が可能です。

本文テンプレート同様、記事作成時にそれを指定、または呼び出しするだけで、本文に自動的にヘッダとフッタが結合された状態で、配信記事が構成されます。

4. 下書き保存した記事をテンプレートとして利用する

号外記事限定の方法ですが、一度作成したメルマガのレイアウトを、下書き保存しておき、新規に配信する際は、この下書きをコピーして記事を作成することにより、時間短縮が図れます。

上記でご紹介した1～3の方法を、この方法ですべて代替することができます。また上記1～3の方法と組み合わせて利用もできます。

もし下書き保存した記事のコピーを忘れて、そのまま配信してしまった場合も、配信履歴からコピーして、再度下書き保存可能ですのでご安心ください。

配信履歴データは、一定の時間が経過すると自動的に削除されます(※)が、下書き保存した記事は、ご契約が有効である限り、自動で削除されることはありません。

※「基本設定の編集」で指定した保存日数に基づく

5. 自動ログアウト時間を無制限にする

ワイメールのコントロールパネルは、デフォルト状態では、30分操作が行われなかった場合、自動的にログアウトします。

これを無制限にしておくことにより、「ログアウト」をクリックしない限り、ログイン状態が保持されます。

ただしセキュリティ上のリスクが伴いますので、ご利用の端末またはブラウザを担当者ご本人以外利用できないような対策がされている場合のみ、この方法を利用してください。

自動ログアウト時間の設定は、「共通設定」→「システム情報」から可能です。

この状態で、よく使うメルマガの予約記事一覧画面をブックマークしておくことなどで、必要な時にログイン不要でアクセスでき、すぐに記事の作成を開始できます。

最後に

今回は、ワイメールを利用する際に便利な、5つの時短テクニックをご紹介いたしました。

今回ご紹介したものの他にも、固定ワードを挿入したいときに使える「独自タグ機能」、あるメールアドレスがどのメルマガに登録されているかを調べられる「読者横断検索機能」など、ワイメールでは60を超える便利な機能を、豊富にご用意しております。

またワイメールでは、自動的に読者との距離を縮め、IPウォームアップも兼ねることができるステップメールや、ループメールを使ってバースデーメールや自動更新案内などを活用することにより、手間を抑えた効果的なマーケティングが実現可能です。

これらにつきましては、別途下記の記事などをご参照いただければと思います。

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