メール配信は、企業や個人が情報やプロモーションを効果的に発信する手段として広く利用されています。しかし、その配信プロセスには様々なリスクが潜んでおり、その中でもバウンスメールの放置は深刻な問題を引き起こす可能性があります。
そこで今回は、バウンスメールの発生原因と、バウンスメールの放置が招くリスクについてご紹介していきます。
目次
そもそもバウンスメールとは
バウンスメールとは、配信しようとしたメールが何らかの理由で受信者に正常に届かず、メールサーバから返送されてきたメッセージのことです。この返信メッセージには、メールが受け取れなかった理由を示すエラーメッセージやステータスコードが含まれています。
バウンスメールの発生原因
バウンスメールの発生原因としては、受信側のメールボックスの容量不足や送信先のメールアドレスが無効になっているなど、様々な原因が挙げられます。
また、バウンスメールは、発生原因の性質によって、「ソフトバウンス」と「ハードバウンス」の２つの種類に分類できます。
これらのバウンスメールの分類は、メール配信の問題解決に役立ちます。メール配信者は、ソフトバウンスとハードバウンスの違いを理解し、適切な対処を行うことで、メール配信の効率性と信頼性を向上させることができます。
ソフトバウンス
ソフトバウンスは、一時的な問題によってメールが配信できなかった場合に発生します。
また、その一時的な問題が解決されるとメールが再配信される可能性があります。
ソフトバウンスの原因としては、次のような例が挙げられます。
- 受信者のメールボックスの容量が一時的に満杯である
- 添付ファイルなどにより配信するメールサイズが大きくなりすぎている
- 受信側のメールサーバに一時的な障害が発生している
ハードバウンス
ハードバウンスは、永久的なエラーを示し、メールが配信できない永久的な問題がある場合に発生します。
また、送信者が対処しない限り、基本的に再配信されることはありません。
ハードバウンスの原因としては、次のような例が挙げられます。
- 受信者のメールアドレスが無効になっている
- 存在しないドメインへメール配信を行なっている
- 受信側のメールサーバから受信ブロックを受けている
バウンスメールを放置するリスク
これまでご紹介してきた通り、バウンスメールの発生原因は様々であり、メルマガ運営などを行なっていると、頻繁に発生しうるものです。
バウンスメール発生の確認を怠り、特に対応せず、バウンスメールが継続して発生してしまった場合、次のようなリスクが発生します。
メール送信元のレピュテーションの低下
メール配信元のドメインやIPのレピュテーションの低下を招く可能性があります。
なお、メール配信元のレピュテーションにつきましては、以下の記事などがご参考になるかと思います。
ISPによる受信ブロック
メール配信先のISP（Internet Service Provider）からスパムメール送信者と判定され、メールの受信ブロックや受信遅延の対象となる可能性があります。
なお、受信ブロックについては、以下の記事などがご参考になるかと思います
ブラックリストへの登録
メール配信先のISPが利用するブラックリストサービスのリストに登録され、同ブラックリストサービスを利用する他のISPでもメールの受信ブロックや受信遅延が発生する可能性があります。
なお、ブラックリストへの登録の原因等につきましては、以下の記事などがご参考になるかと思います。
バウンスメールの対策方法
これまでご紹介してきたようなリスクの存在からも、バウンスメールを放置し続けることは危険なため、都度バウンスメールの有無、内容を確認し、早急に適切な対応をするようにしましょう。
それぞれのバウンスメールの種類に対して、具体的には次のような対応方法が挙げられます。
ソフトバウンス
受信者にメールボックスの容量の確認を依頼する
受信側メールボックスの容量が原因でバウンスメールが発生している場合は、可能であれば受信者に連絡し、メールボックスの容量を確認してもらい、容量を空けるか、容量を増やしてもらうよう依頼しましょう。
また、受信者側で自主的にメールボックスの整理を行う場合もありますので、受信者に連絡できない場合は、時間を空けて再配信を試みるのも良いでしょう。
配信するメールサイズを確認する
受信側のメールサーバによって受信可能なメールサイズは異なりますが、一般的にメールのサイズは2～3MBまでがよいとされており、受信側のメールサーバによっては10MB以上のメールを受信しない場合や、よりサイズ制限が厳しい場合がございます。
そのため、メール文中の画像はあらかじめ圧縮するかインターネット参照形式にする、一定以上のサイズの添付ファイルはzipファイルに圧縮するか、外部からアクセスできるサーバ上にアップロードし、メールにはそのURLを記載するなど対応しましょう。
メールを再配信する
受信者のメールサーバでの一時的な障害が発生している場合など、ソフトバウンスは時間の経過と共に解消されることも多いため、時間を置いて再配信するという対策も有効です。
ただし、継続してバウンスメール発生してしまう場合は、受信者に連絡して別の有効なメールアドレスを提供してもらうか、その受信者へはメール配信を行わないよう、配信リストから除外するなど適宜対応しましょう。
ハードバウンス
配信リストを管理する
ハードバウンスが発生した場合は、配信リストの管理、クリーニングを行うことが最も重要です。
メールアドレスが無効になっているか、存在しないとされた受信者に対しては今後メール配信を行わないように配信リストから除外することや、可能であれば受信者に連絡を取り、別の有効なメールアドレスを提供してもらうなど、配信リストを管理しましょう。
ダブルオプトインを実施する
受信者を配信リストに登録する際に、ダブルオプトインを行なっていない場合は、受信者を配信リストに登録する際にダブルオプトインを行うよう、運用を変更することを検討しましょう。
ダブルオプトインを行うことで、あらかじめ無効な宛先が配信リストに登録されなくなり、ハードバウンスが発生する可能性を低減させることができます。
メール内容を最適化する
メール内容により受信側のメールサーバから受信ブロックを受ける場合があり、スパムフィルターに引っかかりやすいキーワードやフレーズを避け、メール内容を適切に最適化します。
受信者の関心やニーズに合った有用な情報を提供することで、スパムと見なされるリスクを減らすことができます。
メール認証の設定状況を確認する
SPF（Sender Policy Framework）、DKIM（DomainKeys Identified Mail）、DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）などのメール認証が適切に設定されていない場合、受信側のメールサーバから受信ブロックを受ける可能性があるため、メール認証の設定状況を確認し、適切に設定されていない場合は、適切な設定に変更しましょう。
これらのメール認証を設定することで、メール配信者のドメインが偽装されるのを防ぎ、メールの信頼性を高めることができます。
なお、ワイメールでのメール認証設定につきましては、以下の記事などがご参考になるかと思います。
＜送信元ドメインの変更となりすまし判定を回避して受信ブロックや迷惑メールフォルダへの振り分けを低減する＞
＜あなたは大丈夫？Gmailの改定された送信者ガイドラインとワイメールでの対応＞
バウンスメールの種類毎に、上記のような対応を行なうことで、その影響を最小限に抑えることができます。
また、バウンスメールの発生や、発生した受信者を簡単に確認、管理することができるメール配信サービスやツールを活用することで、バウンスメールの発生に対して、適切な対応を行いやすくすることもできます。
ワイメールにおけるバウンスメール対策
バウンスメールが発生した際に、早急に対応を行なうことで、その影響を最小限に抑えることができます。
ワイメールではそれらの対応をサポートする、次のような機能をご提供しております。
メールの不達状況と該当受信者の一覧表示・出力機能
配信したメールの配信履歴画面にて、メールの不達（バウンスメールが発生した）状況と、不達となった原因毎に受信者を一覧表示し、CSV形式で出力することができます。
また、受信者の不達原因毎の累計不達回数の確認、不達回数での受信者の絞り込み検索等をすることができ、バウンスメールが発生した受信者を管理しやすくなっています。
不達となった受信者へのメール配信の自動停止機能
バウンスメールが発生した際に、バウンスメールが発生した受信者へのメール配信の自動停止か、配信リストからの自動削除を行うことができます。
バウンスメール発生時の上記動作については、設定画面（基本設定の編集画面）にて、それぞれの原因毎に動作を行う閾値を設定することができます。
なお、この設定値には、運用実績に基づきデフォルトで値が設定されているため、特に理由がない場合はその設定値は変更せずにご運用いただくことを推奨しております。
受信希望者へのオプトインメール送信機能
配信リストへの代理登録（ワイメール利用者による受信者情報の登録）時のオプトイン機能や、ダブルオプトイン機能をご提供しており、簡単に受信者にオプトインメールを送ることができます
本機能につきましては、以下の記事などがご参考になるかと思います。
最後に
バウンスメールはメール配信者にとって避けられない現象ですが、適切な対策を講じることでその影響を最小限に抑えることができます。バウンスメールが発生した際は適切な対応を行い、定期的に配信リストを管理、クリーニングし、メール内容の最適化、メール認証の設定など、これらの対策を組み合わせて実施していくことが重要です。
免責事項
当コラムの内容は、コラム執筆時点での内容です。今後のバージョンアップ等により、仕様やインターフェイスが変更になる場合がございます。