メール配信におけるオプトイン、オプトアウトとは

今回もメール配信システム「ワイメール」の公式コラムをご覧いただきありがとうございます。

メール配信に携わっていると、「オプトイン」や「オプトアウト」といった用語を目にする機会があるかと思います。

実はこれらは、メール配信を行うにあたって守らなければならない「特定電子メール法」で定められているルールの1つです。

これらの用語を理解せずにメール配信を行なっていると、知らないうちに法律に違反してしまっている場合もあるので、注意が必要です。

そこで今回は、メール配信におけるオプトイン、オプトアウトの考え方や、ワイメールにおけるオプトイン、オプトアウトに関する設定について、ご紹介していきます。

そもそも特定電子メール法とは?

営利目的で不特定多数宛てに配信される迷惑メールを防止するための法律です。
正式な名前は、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」といいます。

現在、特定電子メール法では、オプトイン方式によるメール配信のみが認められています。

そのため、オプトイン以外の方式で顧客に広告宣伝のためのメールを送信すると罰せられる可能性があるので、注意が必要です。

特定電子メール法については、「特定電子メール法・特定商取引法を守っていますか?」や、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」をご参照ください。

オプトインとは?

メール配信における「オプトイン」とは、あらかじめ受信者からメール配信について認知してもらい、メール配信の同意や依頼をしてもらうことを指しています。

そのため、オプトイン方式では事前にメール配信の同意を得た人にしかメール配信をできません。事前に同意を得ずにメール配信をすると「特定電子メール法」によって罰せられる可能性があります。

このオプトイン方式は、HPやWeb広告を見て興味を持った顧客が、登録フォームから自主的にメルマガ配信登録を行う形が一般的です。

いずれの形にしても、顧客にメール配信について認知してもらい、同意の意思表示をしてもらうことが重要です。

そのため、登録フォームなどにその同意の有無を確認できる項目を設置する際は、
下記のようなことが推奨事項として挙げられます。

  • わかりにくい表示は避ける
  • 配信の同意の相手が誰なのかを表示する
  • 配信の頻度や容量が多い場合はその旨を記載する

また、受信者がメール配信に同意した時期や方法などを示す記録は保存しておく必要があり、その期間は配信停止の日から1か月間が経過するまでと義務付けられています。

オプトインの例外

あらかじめ顧客からの同意がなければメールが送れないオプトインですが、
例外的に、顧客の同意なしでもメール配信できる場合があります。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」によると、下記のケースはオプトインの例外として、顧客の同意なしに広告宣伝のためのメール配信ができるとされています。

  • 取引関係にある者に送信する場合(※1)
  • 名刺などの書面により自己の電子メールアドレスを通知した者に対して送信する場合(※1)
  • 自己の電子メールアドレスを通知した者に対して、以下の広告宣伝メールを送る場合
    -同意の確認をするための電子メール
    -契約や取引の履行に関する事項を通知する電子メールであって、付随的に広告宣伝が行われているもの
    -フリーメールサービスを用いた電子メールであって、付随的に広告宣伝が行われているもの
  • 自己の電子メールアドレスをインターネットで公表している者(個人の場合は、営業を営む場合の個人に限る。)に送信する場合(※2)

※1 送信される電子メールが通信販売等の電子メール広告の場合には、特定商取引法が適用されるため、請求・承諾なしに送信することはできません。

※2 自己の電子メールアドレスの公表と併せて、広告宣伝メールの送信をしないように求める旨が公表されている場合は、同意なく送信することはできません。

ワイメールにおけるオプトインに関する設定

ワイメールでは「代理登録時のオプトイン機能」と「自主登録時のダブルオプトイン機能」を設定することが可能です。

「代理登録時のオプトイン機能」とは、顧客のメールアドレスをこのメルマガに代理登録した場合に、オプトイン(仮登録)メールを読者に送信し、そのメールを顧客が受信し、自ら本登録URLをクリックした場合にのみ読者登録を行う機能です。

なお、代理登録とは下記の場合を指しています。

  • 手動で読者のメールアドレスをこのメルマガにインポート、またはすでに配信停止状態の読者を配信可能状態にする場合
  • 他のメルマガに自主登録した読者をこのメルマガに同時登録、または配信可能状態にする場合
  • 他のメルマガの特典をダウンロードした読者をこのメルマガに自動的に登録または配信可能状態にする場合
  • 配信停止状態の読者を手動で配信可能状態にする場合

「自主登録時のダブルオプトイン機能」とは、顧客が登録フォームなどから自主的に登録した場合、すぐに読者リストに登録せず、一旦メールを送って、そのメール内の本登録URLをクリックしたときに初めて本登録(ダブルオプトイン)を行う機能です。

これらの設定を有効にする場合は、設定を行うメールマガジンを選択し、「基本設定の編集」をクリックします。

次に「基本設定の編集」ページ内中部のそれぞれの設定項目にチェックを入れます。

最後に「基本設定の編集」ページ内下部の「設定を保存」ボタンを押すことで設定が完了します。

 

なお、オプトイン、ダブルオプトインメールの文章は「返信メール設定」から変更可能です。

オプトアウトとは?

メール配信における「オプトアウト」とは、受信者の同意を得ることなくメール配信を自由に行い、メールを受け取りたくない受信者が自由にメール配信の購読解除、受信拒否をすることを指しています。

前述のオプトインとの違いは、メール配信の主導権がメール配信者にあるか受信者にあるかということです。

オプトアウトの通知が来た場合、送信者はその顧客に対してそれ以後メールを送ることはできません。

かつてはメールの受信者の意思に関わらず、広告宣伝メールを送信してもよいとされていたため、オプトアウト方式が取り入れられていましたが、平成20年12月の法改正により、オプトアウト方式に替わってオプトイン方式が導入されました。

現在、特定電子メール法において、オプトアウト方式は取り入れられていませんが、特定電子メール法が掲げる「送信者の表示義務」の中では、「本文中に、受信拒否 (オプトアウト) ができる旨の表示とその連絡先 (電子メールアドレス又はURL) 」を記載すると定められています。

そのため、オプトインでメール配信の事前同意を得ていたとしても、いつでもメール配信を受信拒否 (オプトアウト) できるような導線の設置を行う必要があります。

オプトアウトの例外

受信者からオプトアウト(受信拒否)の意思表示があった場合、以後メールが送れないオプトアウトですが、例外的に、受信拒否の意思表示を受けていてもメール配信できる場合があります。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」によると、下記のケースはオプトアウト(受信拒否)の例外として、顧客の同意なしに広告宣伝のためのメール配信ができるとされています。

  • 契約や取引の履行に関する事項を通知する電子メールにおいて、付随的に広告宣伝が行われる場合
  • フリーメールサービスを用いた電子メールなどにおいて、付随的に広告宣伝が行われる場合
  • その他、広告又は宣伝以外の行為を主たる目的として送信される電子メール(受信者の意思に反することなく送信されるものに限る。)において、広告宣伝が付随的に行われる場合

※ 特定商取引法においても、請求・承諾に基づいて行われた電子メール広告の相手方から、電子メール広告の提供を受けない旨の意思の表示を受けたときは、以後の電子メール広告が禁止されます。

ワイメールにおけるオプトアウトに関する設定

ワイメールでは、メールの末尾に1クリックで配信解除をすることができるURLを自動で設置することが可能です。

設定を有効にする場合は、設定を行うメールマガジンを選択し、「基本設定の編集」をクリックします。

次に「基本設定の編集」ページ内中部の「記事の末尾に1クリック解除URLを記載する」の設定項目にチェックを入れます。

最後に「基本設定の編集」ページ内下部の「設定を保存」ボタンを押すことで設定が完了します。

また、メールの末尾ではなく、メール内の任意の場所に1クリックで配信解除をすることができるURLを設置することも可能です。

参考:1クリック解除URLをメール内の任意の場所に設置するにはどうすればいいですか?

オプトイン、オプトアウトの重要性

オプトインの取得は特定電子メール法という法律で定められていて、合法的なメール配信をする上での必須事項ですが、何より顧客がメールを受け取りたいと思って、自ら配信登録してくれることがベストです。

そのため、登録フォームなどでは、そのメールを受け取ることによるメリットや、配信内容に関してしっかりと説明をして、顧客にそれらを納得していただくことが大切です。

そういった意味でもオプトインは大切であり、不可欠だと言えます。

 

オプトアウト方式について、現在の特定電子メール法においては取り入れられていませんが、受信拒否(オプトアウト)の導線設置は義務付けられています。

また、受信者から受信拒否の意思表示があったのにも関わらず、メールを送信し続けた場合、受信者が不快に感じ、迷惑メールボタンを押してしまう可能性があります。

そのようなことが続いた場合、配信するメールが迷惑・スパムメールとみなされ、メールが届きにくくなってしまうことになりかねません。

そのため、受信拒否への分かりやすい導線設置を心がけ、受信拒否の意思表示があった顧客に対してメールを送り続けることがないように注意しましょう。

最後に

今回は、「オプトイン」と「オプトアウト」について、解説いたしました。

メール配信を行う際には、メールを送れる人、送れない人の違いを知り、正しく運用していく必要があります。

そのためにも、「オプトイン」、「オプトアウト」について理解するとともに、今一度自社の取り組みを見直してみてはいかがでしょうか。

引き続き、メール配信システム「ワイメール」をよろしくお願いいたします。

免責事項

本記事の内容は、記事執筆時点の内容です。今後のバージョンアップなどにより、一部の機能やインターフェイスが変更になる場合がございます。

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